行政管理、安全制度

办公安全管理制度

一、文件发放和汇报制度

随着公司发展、协作单位增多、业务扩大、外单位联络频繁等，需建立严格的文件发放及其请示汇报制度，规范公司对外、对内联系、指示、批复；对提高公司工作效率、提升公司形象及公司档案建立的保障。

A、 文件处理

文件是传达和贯彻执行公司领导的方针、指示、答复、指导交流的一种重要工具。各部门必须认真按照文件的要求执行，并做好文件保管和保密。文件由行政部收发、拟办、催办、核稿、传递、立卷。

1．收文：凡外来文件、电函统一由前台收签，注明公司领导登记后必须及时转交，有关部门及协作单位来件登记后转交行政部或者根据具名转交有关部门；

2．拟办、催办：行政部根据文件精神、内容、性质提出拟办一个部门或者两个部门合办的文件，同时按文件时间内容进行催办；

3．发文、拟稿、核稿：各部门起草公文要情况确实、中心明确、文意顺通、正确，人名、地名、数字、引文要准确，时间要具体（年 月 日）。凡是以公司名义上报、下发的公文必须由拟稿人送交公司领导核稿，公司主管领导签发，行政部具体经办打印、编号、公司领导审核用印后再送发。

B、汇报、请示

各部门向公司领导及部门之间请示及汇报由部门负责人对专项事由书面提出请示、汇报。由公司领导及有关部门及时签复及解决提出的要求。汇报请示由行政部拟办、转交、催办、答复。

C、 对外发送文件、请示、报告

根据公司“保密制度”及“员工守则”中职责权限第八条规定：公司各部门及个人无权对外私自发文、请示、报告及答复。外单位来函的询问回复，对外发文、答复必须由公司领导审批，由行政部或经办部门形文回复。

D、文书档案管理

公司的文书处理工作由行政部统一管理，根据形成过程的历史联系及规律，按照文书立卷要求进行整理立卷，本公司立卷分文件、报告请示，文书档案包括公司的各类证书、奖状、锦旗、照片，公司大型活动的书面资料及照片及时收集并归档。每年初3月前分类整理好上年文件。

二、信息反馈与部门之间协助程序

信息反馈由行政部归档管理、组织、分析、汇总，每月向公司领导汇报“信息反馈分析”。

内部信息来源有总经理电子信箱、建议箱、公司电子页面、布告、座谈会，即时发生事件，内部信息分为两类：

第一类：

此类通过信息反馈时召集有关部门和人员及时予以解决；

A：问题重要、阻碍并且影响了工作，但问题本身只要求一次性解决；

B：问题已解决过，但在以后的工作中还会发生影响或重复发生。

第二类：

日常大量工作信息、分期加以分析，从中找出规律并制定对策来改进工作；

外部信息：各部门收到的各类信息涉及到部门的，各部门提出建议后报行政部。

用户来电、来函的信息由各部门负责拟稿回复，经领导签字盖章后由行政部发送。

凡公司员工出差联系工作、调研市场、了解收集到的信息应记录，回部门后书面汇报领导；

行政部年初汇集上年各类信息进行分析，综合提供领导决策参考。

部门协助请求：

部门之间因工作原因，本部门无法解决的应要求、请求其他部门协助，这不仅体现了团结、协作的精神也通过部门之间协助增进部门间的沟通，提高部门解决问题的能力，同时也提高公司的凝聚力。

部门之间的协助请求由提出部门向行政部提交请求报告，行政部向被请求部门协商支持。行政部根据请求协助事项、报请公司通报表扬或嘉奖。

三、销售、服务人员外出须知

外出工作人员必须遵守国家法纪和公共道德，互相帮助、尊重、支持和配合有关工作，各事项听从外出负责人安排，不得自行其事。

个人不得向用户提出不符合规定、特殊要求和生活待遇，不得以损害公司利益为前提向客户变相索取款项和物品，以此达到个人目的。

对方赠送的财物在推托不下时应回公司向领导汇报，外出工作人员要注意公司影响，要谦虚、谨慎、穿着大方、举止端正、语言文明、严守公司秘密、遵守当地风俗习惯；

外出人员应遵守公共安全，保护好个人、公司及客户资料、物品，并应注意自身安全与交通安全。

人员在外出期间内需要随时保持与公司的联系畅通（手机需要保持在24小时开机状态，并可以正常通讯）。

四、办公电器及设备使用制度

为加强办公电器管理，确保电器安全运行，更好地为广大员工提供良好的办公环境，现将办公室空调，电脑，电风扇，吸尘器等办公电器的使用规定如下：

A、办公电器使用实行“专人负责制”，各办公区总台做为办公电器使用的负责人，主要负责掌握办公电器的使用时间，管理所属电器的正确使用，避免人为损坏，以保证办公电器能发挥其应有作用。 空调遥控器应由行政部指定人员保管，当负责人调离本岗位时，遥控器应进行交接。操作者对设备负责保管，要管好、用好；要清洁并且要注意安全,如有遗失由负责人赔偿。在不须使用空调的季节，应取出遥控器电池，以免损坏遥控器

B、办公电器作为办公设施，仅用于各办公室在办公期间使用，不允许在非办公时间使用，办公人员离开或办公室无人的情况下应关闭空调，所有办公设备严禁室内无人，办公电器照常开机；下班后，一律关闭，晚上非工作加班不能开机。

C、为做到节能降耗，要求夏季室温在30摄氏度以上，方可开机使用空调制冷，制冷温度设置不应低于26摄氏度左右，下班前四十分钟将空调关闭；其余时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调；冬季室温在15摄氏度以下，方可开机使用空调制热。每天下班后要及时关闭空调（电风扇.电脑）和电源，坚决杜绝开门窗使用空调现象。

D、不得随意改变空调机的风叶方向及随意打开空调，办公电器机壳或拆卸机件。要注意对电器的合理使用和维护，有异常须速报知行政部，由行政部派专业人员进行修理；因人为因素造成电器或遥控器损坏，所发生的维修费用由造成电器和遥控器损坏的本人承担。

设备管理要保证为公司的生产经营提供最优的技术装备，确保质量完好，缩短修理时，使设备处于完好状态，保证生产经营的正常秩序：

A、主要生产设备的使用必须定人定机，，包括在电脑、测试设备、车辆。

B、操作者对设备负责保管，要设责任人，要管好、用好，要清洁并且要注意安全。

C、实验室设备：责任人在日常维护、保养中必须做到：

1.各传动系统正常，操纵系统灵活、可靠；

2.滑动和接合处无油污、锈迹、灰尘和碰伤；

3.润滑油装置齐全，油路畅通，各油孔保护正常润滑；

4.设备各零配件完整无缺，清洁、保管妥善；

5.设备内外清洁无锈蚀，安全防护装置齐全、可靠；

6.设备必须检查仪表及安全装置是否完好，并排除一般情况的泄漏现象。

操作中要遵守安全操作规程，根据使用说明书逐台设备制订一级保养、二级保养。

办公电器、设备故障事故处理

1）机器发生故障后应立即查明原因，经两个人以上在现场确定排除故障才可重新开机，本部门无法排除及时报告公司行政部及设备供应商协助修复；

2）事故发生后操作者要立即切断电源，保护现场，有人员受伤的要立刻送医院，并向领导报告，事后分析事故原因，写出事故分析报告（包括当事者或旁观者的经过说明），人员误操作造成的事故及造成的经济损失要赔偿，同时做到查清事故原因，查清责任，落实改进措施；

赔偿责任

1．信息系统类设备定人定机，其他人不得随意操作，如操作发生故障，其修理费全赔，另配件费用负担50％，如无法修复按折旧价赔偿；

2．定人操作者因误操作造成设备损坏或因拿、放、随意或旁边不应放的物品，造成损坏（例，电脑边放开水），其修理费全赔，另配件费负担50％，无法修复的按折旧价赔偿；

3．定人操作的设备（电脑）带出公司造成遗失的，按折旧价赔偿；

4．非操作人员带设备出公司且没有经公司有关领导同意，作为偷窃论处，按有关规定处理；

5．大型定位设备非专人操作者操作，造成故障承担修理费用（内部人员修的按工时计价，邀请外部人员修的各项费用），承担配件费用，人身伤害由操作者全额赔偿；

6．大型定位设备，专人操作，误操作造成故障的承担修理费50％，配件费50％，人身伤害由操作负责全额赔偿；

7．设备操作完毕应及时清理、检查：

A、发现未及时清理设备边有杂物及不应有的物件；

B、设备未保养，发现锈斑；

C、应该灵活的不见灵活的；

D、安全保护装置缺失的；

E、仪表、开关等装置松动不正的；

F、配用件缺失及不整齐摆放的；

G、电源线乱接；

希望全体员工严格遵守上述办公电器使用规定，并认真贯彻勤俭节约、按需用电的原则，做到下班后及时关掉空调，电脑，电风扇，吸尘器等办公电器设备的电源。

五、安全保卫管理制度

公司安全、消防、保卫制度包含门卫安全、用电安全、电器使用安全、消防安全、网络安全、仓库安全、设备操作安全、汽车驾驶安全、财务安全、人身安全。

仓库安全、设备操作安全、汽车行驶安全、电器使用安全、网络安全等公司已发布相关制度，具体按规定执行。

现对有关安全制度规定如下：

一．门卫制度

1.杭州总部有大楼安全保卫、部门内部应规定一人担任安全员担负安全检查总负责，对门卫管理规定人员专人负责，上下班门户检查、电器电路消防的检查督促，尤其是开会加班后的检查，因该现象容易疏忽。要同大楼安全管理建立安全保卫联系制度、部门应订立安全保卫制度以利大家遵守

2.实验室：设有门卫，部门应订立门卫管理制度，实验室是公司机械设备中心。实现客户测试数据完成的基地。公司已专门定有仓库安全，设备操作安全制度，实验室必须人人皆知。

3.各地分支机构：有关人员必须高度重视监视器的作用，有关人员手机必须24小时开机，发现有异常应及时第一时间赶到并报告公司领导，关门前应逐层检查门、窗是否关闭，信息设备是否关闭检查，设备电路断开，报警器开启（有条件应同公安网连接）检查锁具是否完好，部门专门设立《安全检查记录》薄逐日登记。

二．用电安全

各部门安全员及设备管理操作员应每日上班开机前检查电器的用具、插座、插头、连接线、 电线有否损坏及裸露等不安全因素。安全员设备管理操作员应每月核算一次用电与线路径是否匹配，包括插座、实验室修理电器必须有电工上岗证，其余两个部门应有电器操作基本知识的人员实行检查，发现有隐患的必须及时修理，更换，要购买器具的按采购制度执行，各部门下班前必须对电路检查，实行断开设备电路以保证设备安全，建立电器检查记录本，如个人操作设备应关闭而未关闭的《安全检查记录》薄逐日登记。

三．消防安全

办公区抽烟，客户抽烟应把烟蒂放到有水的烟缸里，人离开后烟缸要清倒干净，严禁烟蒂随地随意乱扔，电超负荷发热故障引起不安全因素，在用电安全中已说明在此重申，发生消防不安全状况报警、自救、人员撤离。由外部原因引起的消防安全，首先人员要安全有序撤离，下楼梯靠右行走，有烟雾需用湿毛巾或其他物品护住口鼻，方向不明要匍匐爬行辨别方向来脱离危险区。

四．财务安全、人员安全

财务保险箱钥匙密码严禁泄漏外人或叫外人代操作开启保险箱，现金存放按财务制度规定不超量存放，提取大量现金应有二人以上陪同，有条件的应有汽车接送。财务账册应有专门柜储放并上锁。

当销售员外出、其他人员出差突发事件发生时首先要保护人身安全，外出人员在外首先要做到不惹事。

上述安全保卫制度（除了有专门制度规定外）各部门应十分重视、安全问题涉及到生命

财产，部门应订立安全制度台帐、检查薄。行政部将对安全实行突击不定期检查，发现部门

关于安全保卫制度工作执行不利的按奖惩制度处置，以利于消除隐患，严防事故发生。公司内部人员发生偷窃、挪用等行为按职工条例处理，公司各部门发生安全保卫消防事故要第一时间报告公司，由公司会同有关部门了解处理。

办公安全管理制度附件一

表格1：《安全检查记录》

浙江XXXX有限公司

二零一X年XX月XX日