一旦走进误区，所谓时间管理就是在浪费时间

工作中，每个人都拼命想充分利用时间。

几十封邮件，如何才能高效处理？一整天都在开会，该怎样完成手上的工作？任务清单不断积压，什么时候才能做完？天啊！

更糟糕的是，很多错误理念让我们根本不知道“时间管理”到底是个什么东西、究竟该如何实现。

以下是最广为人知的“时间管理”建议，到底对不对呢？

确切的说法是，时间管理就是管理效率。乔丹·科恩是工作效率方面的专家，著有《把时间放在重要的工作上》（Make Time for the Work That Matters）一书。他说，时间管理的实质是工作效率，其中的差别好比节食和保持健康之间的关系。科恩说：“你想怎么节食都行，但节食不一定会让你更健康。”同理，你大可留意自己怎样花费时间、怎样管理邮件等等，但你不一定会因此变得更高效。

特蕾莎·阿玛贝尔是哈佛商学院工商管理系的教授、福特学者，同时也是《进步定律》（The Progress Principle）一书的合著者。她是时间管理领域的专家，曾经读过成千上万名职场人士所写的工作日记。阿玛贝尔指出，许多管理者承担了过多的工作任务。她说：“如果你不认真掌控自己的工作量，那么任何时间管理技巧都帮不了你。”

诚然，许多人都在超负荷工作。这或许跟雇员在组织中所处的层级有关，但是阿玛贝尔认为，大多数职场人士对工作量所拥有的掌控权其实并不小，尽管他们可能不大同意这种说法。“他们可以说‘不’。他们还可以跟上级商量。”阿玛贝尔如是说。科恩赞同这一观点。他指出：“当你的日程不仅跟你个人相关，你就应当明智地决定要做的事以及处理方式。”

阿玛贝尔表示：“找到一套理论体系可能有用，但是时间管理远不止这样。有人每天上班的第一个小时最能够集中精力工作，但并不是所有人都这样。”关键在于，我们要不断地尝试各种技巧。

科恩认为：“有些方法，在某种特定的情形或处境下发挥不了作用。不妨尝试多种方法，在工作中实践它们。”当你用新方法查看邮件时，不要因为仅仅试验一周后看不到效果，就宣称这种方法没用。你可以通过设定指标，来衡量一种方法是否有效。耐心一点，让方法得到充分的时间验证。同时，你还可以考虑让别人参与检验，比方说，让你的老板和同事来帮你一起衡量这种方法是否奏效。

这种观点或许有些道理。有位女士告诉我，她最大的挑战就是挤不出时间来实践有关时间管理的全套方法。她感觉自己只需要一两天时间来做这件事，却抽不出时间。阿玛贝尔认为或许不必这样，“小小的改变，也可以带来很大不同。最好的方法，就是从一些小事做起。”

如果只是做出了一点改变，就发现自己多出了一些反思时间，那么就说明有进步。在阿玛贝尔看来，“即便多出来的时间只有20-30分钟，那也是实实在在的进步。”

不过这还取决于你的情况有多糟糕，以及你对改变现状的需求有多么迫切。阿玛贝尔提到这么一位女士：这位女士决定利用她为期一周的假期来进行彻底改变，以减少工作压力。她审视自己把时间花在了哪些地方，反思自己能够承担多大的工作量，并且试验了人们建议的所有技巧。“她觉得之前的一切特别失控，因此希望送给自己这份脱胎换骨的‘大礼’。但是，这种方法比较极端，只适合在极端境况下这么做。”阿玛贝尔解释道。

这种观点或许有些道理。科恩说：“没人需要对你的工作效率负责。”也就是说，这是你自己的责任。科恩的态度很明确：“在职场中，所有人都期待你高效，因此你最好把这件分内事做好。”然而，科恩和阿玛贝尔都认为，你不可能独力做到这一点。

阿玛贝尔指出：“如果你的工作压力很大，每天必须对一切要求迅速反应或转变，不能有一丝松懈，那么你就很难单凭一己之力实现时间管理。”她提到了莱斯利·珀娄的研究，这份研究揭示在任何工作环境中都能进行的一些细微调整。然而，小小的调整也不容易。“工作内容总会不知不觉地在你面前设置障碍，比如战略不清晰、流程冗长等，让你不容易完成工作。”科恩解释道。

如果你所在的公司奉行这样一种观点，阿玛贝尔建议，你不妨尝试改变一下公司的文化。阿玛贝尔说：“你有责任质疑公司的做法。”科恩也认为跟高层领导进行交流的做法是值得的，这样的沟通效果往往比与任何一位部门经理沟通都要好。他说：“公司内部其实可以做出许多改变，比如重新设计工作完成的方式，重新考虑决策在哪些层级拟定、如何拟定等等。”

对于身处职场的你来说，控制工作量和日程可能还非常困难。但是，如果能够区分出哪些时间管理方法有效，哪些完全不适合，你就已经朝着正确的方向迈出了第一步。

Amy Gallo是《哈佛商业评论》特约编辑。