最牛的七种时间管理方法
《尽管去做：无压工作的艺术》
GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。 收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。 整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。 组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。 等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。 GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。 执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 。 实现GTD的五类工具： 在线：资源很多，可以直接查找 如 RTM(remember the milk) 计算机：outlook MLO lifebanlance PDA：MLO(wm版) lifebanlance(Palm) 纸+笔：GTD笔记本 计算机+PDA：文夹GTD工具 6点优先工作制 该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。 这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推…… 艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。 帕累托原则 这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上 根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序： A.重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。帕累托原则拓展
B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。 C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。 麦肯锡30秒电梯理论 麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。 莫法特休息法 《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。 “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。 具体方法 1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。 2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。 3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。 4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。 5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。 6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。 7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。 Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do),then concentrate on efficiency (doing it right). 8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。 9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。 10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。 11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。 12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。 13、奖赏自己。即使一个小小的成功，也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言，事情成功之后一定要履行诺言。 编辑本段成功案例 华为成功之宝 界定“时间管理”的两大误区 “华为”时间管理培训的第一部份，就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区： 误区一：工作缺乏计划 大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。 误区二：不会适时说“不” “时间管理当中最有用的词是‘不’”。华为人认为，人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已，往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。 量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果都无法达标，都会打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。 所以“华为”一向强调，接到别人的委托，不要急于说“是”而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与委托人协调，在必要时刻，要敢于说“不”。 个人案例 最近这段时间，我越来越感觉到时间管理的重要性。因为在我日常的生活中，由于疏忽对时间的管理利用，让自己做一些事没有头绪，有时在电脑面前一呆就是几个钟头，这对于自己的身体都是极为不利的。 针对这些，自己对自己以后的时间进行一下管理，约束。 1、每天晚上看一下自己的邮件，并回复一下邮件，对于国际电子商情一些商业情报信息及商业视进野信息进行简单阅读。 2、每周登录一下自己的博客，并将自己的一些工作体会，写成文字，便于以后学习。 3、不定期的发发邮件或QQ给周围的认识的人，保持一定的联系。 4、在五月份，对自己在网站上的所有商务信息，进行完善。 5、每天抽一些时间来关心一下我的女朋友，跟她聊聊天，享受生活乐趣。时间必须要善于去运用，不然自己会在人生的大海中迷失方向。 6.每天都应该做预习工作，这样学习起来就会很轻松。 4D原则 Oslash;Do it now（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Oslash;Delegate it（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Oslash;Do it later（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Oslash;Don’t do it（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管 时间管理十一条金律 掌握“时间管理”的四大法宝 “成功地界定问题就已经解决了问题的一半”，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变。“华为”对于时间管理有4大法宝。 法宝一：以SMART为导向的“华为”目标原则 “华为”的时间管理培训指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指： 具体性（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。 可衡量性（Measurable）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。 可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。 相关性（Relevant）。这里的“相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。 及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。 法宝二：关注第二象限的华为四象限原则 根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），见表：“重要但不紧迫”的事件 防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。 “不重要但紧迫”的事件 不速之客、某些电话、会议、信件。 “不重要且不紧迫”的事件
或者是“浪费时间”的事件 阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。新员工来华为的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且工作质量也不尽如人意，感觉很糟糕。经过培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。因此，增强了新员工的自信。 法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则 日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的 68.7%。” 华为培训也认识到：“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题，华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。 法宝四：执着于流程优化的华为精简原则 著名的时间管理理论——崔西定律，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。” 无论对于1部门的工作流量，还是7部门的工作流量，华为要求员工们做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。 综上所述，通过研究和剖析华为的时间管理，华为给我们一个重要的启示：时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。 编辑本段具体要求
时间管理
要和你的价值观相吻合 你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。 设立明确的目标 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 改变你的想法 美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度：“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件率。然后，从明早开始，每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。“ 遵循20比80定律 生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。 安排“不被干扰”时间 每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天单位时间的工作量，甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。 严格规定完成期限 巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法则》（Parkinsons Law)中，.写下这段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 做好时间日志 你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门（包括洗漱、换衣、早餐等）花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。 理解时间大于金钱 用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验 学会列清单 把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。 同一类的事情最好一次把它做完 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。 每1分钟每1秒做最有效率的事情 你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。（始终直瞄靶心一绩效（司晋升） 编辑本段在线时间管理工具 timecard timecard是风云网络自主研发的一款SaaS平台的项目管理和日报管理于一体的有效系统，利用互联网即可使用软件。日报工作明细划分，可以方便管理者的阅读。工作任务中可以按时间划分项目工作，可以直观的分配个下属。日常其他事物，在整个软件系统中得到很好的利用。部门协作可以相互查看工作内容和工作量，起到相互学习、工作利用率最大的过程，查询直观方便。相对其他软件最大的特点是工作以直观的图表形式展现，方便了员工之间工作的对比和管理层的查看。项目管理进展中的，时期工作侧重点进行及时有效的调整。整个界面清晰易懂，操作方便。有效的管理您的公司或团队，让工作效率急速提高。 TeamOffice TeamOffice是一个SaaS型项目管理和团队管理系统，上网就可以使用。其任务功能模块可对任务进行设定、分派和确认，判断和显示任务进行状态（进行、完成、延迟），可以显示每个人的业务量，无论是做完的，还是没有做完的，抑或是正在进行的工作任务，都一目了然，可以完全掌握工作时间的进度。其项目板块可同时管理多个项目，生成项目目录。每个项目均可进行项目分级生成下级子项目，从而使项目进程管理系统化，查看项目进度非常方便，完全解放了工作的时间。还有共享资料室、与邮箱双向互动的留言板、可以设定“纸条提醒”和“邮箱提醒”的日程表、可以按日、周、月设定的定期/不定期报告书，使工作由繁化简，减少时间浪费，提高效率。 rescuetime rescuetime是一个基于web的时间管理工具（目前在公开测试）它能准确的判断你花费了多少时间， 不用你录入数据，不用你费劲就可以收集你的事务数；迅速而即时的数据分析。例如你在WORD输入和排版上用了多少时间，你在浏览网页上用了多少时间，你在一些IM沟通上用了多少时间等；通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。你的时间管理是否到位，做得好与坏一目了然；用了这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了，比别人更勤奋了。 propelr Propel'r 是一款基于互联网的时间管理工具，是一种“完成事”的方法学，简称：GTD(Getting Things Done).这款工具不仅可以提高你个人的工作效率，还可以和你的客户和同事一些协作完成项目。Propel'r可以减少思考安排时间的时间，因为它已经帮你完成了，你只需去做就可以了。Propel'r提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。 interval intervals为你提供一个能让你集中在你的项目上，跟踪你的工作时间，管理你的任务个性化空间，它的功能很强大，具有以下特点：跟踪时间，做理性的人、管理任务，排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储 等 tick 什么叫跟踪时间？tick给我们的解释是：时间的跟踪就是让你不要做太多的事情，是让你学会恰当的时间做恰当的事。Tick给你解决的问题就是通过分析来减少麻痹给你带来的损失；告诉你什么是最重要的事情；在这里你不需要复杂的表格和难懂的理论，只有最简单和你能承受的反馈信息。Tick 除了便签等记事提醒基本功能之余，强调了在时间轴上对时间的管理和预测。 下面还有一些是通过便签和待办事项来达到在线时间管理的，介绍两个，象google日历和待办工具来实现的就不介绍，你自己试着做一下吧。 backpack Backpack 是一个简单的网络服务，Backpack具有日历和提醒功能，可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上，时间可以自己来定。当然，你也可以把你的任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack使用了Ajax接口，让你的想法或计划随手而成，很方便。 scheduler-lenovo Scheduler 是联想试验室出品的在线时间管理工具。Scheduler可以帮助用户建立日程并进行跟踪而且可以通过Email及MSN的方式提醒用户即将到来的日程。Scheduler还提供了完整的计划制定、跟踪和回顾的机制，帮助用户制定计划并分解长期的目标将之转化成日程。[1] 其他 一、Doit im是国内著名的时间管理软件，跨平台的GTD产品应用（Windows、Web、iPhone以及Android 在内的四大平台）。Doit im 采用优秀的GTD reg;任务管理理念，引导您将脑袋清空，使您免受头脑中各种漂浮想法的干扰，有条不紊地组织规划各项任务，以集中注意力完成重要事项，将工作节奏牢牢把握在手中，轻松应对各项庞大繁杂的工作，在感受无压工作乐趣的同时，畅享高效工作的成就感！ 二、佳盟个人信息管是一款个人信息管理系统，采用国际上先进的MBO目标与GTD时间管理理念，实现人生目标整体规划和任务分配，对任务和日程进行提醒并记录有关处理信息；支持家庭理财，提供理财规划、记录收支、实物资产、债权债务、编制预算并在日常活动中实现指标预警；提供日记编辑；根据人脉关系理念设计出好友圈视图，提供内容丰富的联系人和往来单位统计；创建专属保密的个人知识库；支持多层安全级别的访问控制。 三、旗帜行动力系统 将复杂的管理理念变为简单的管理工具。要效率，不加班。 旗帜行动力系统，分为个人使用和企业、团队使用。同时可以在电脑、手机、手册上同时使用。 作为企业或团队使用 有效帮助企业设立目标，管理员工，可以降低企业管理成本（考核）、提高团队工作积极性；明确企业愿景和战略、塑造企业文化、加强员工管理、确保上传下达、提高员工行动效率。 资料共享：企业可以通过系统提供的企业级情报系统方便快捷地建立自己所需要的各类信息资讯； 信息发布：各类企业新闻、制度和学习资料通过系统及时提供和发布，非常有效实用； 企业愿景：首页展示，通过让员工及时了解该企业愿景和战略，确保团队精神和执行力； 目标计划：利用系统进行企业目标计划和员工任务管理，能够确保信息的安全保密。 作为个人使用 帮助个人建立人生蓝图；以行动力指数[2]量化工作效率的提升速度；多维度建立长、中、短期计划，建立关系树；帮助个人树立良好的计划管理和时间管理的思维方式，提供便捷实用的简单工具。 编辑本段管理原则 一、设立明确的目标 时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。把今年度的4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定详细的计划，并依照计划进行。 二、学会列清单 旗帜行动力系统(3张) 把自己所要做的每一件事情都写下来，列一张总清单，这样做能让你随时都明确自己手头上的任务。在列好清单的基础上进行目标切割。 1.将年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情； 2.将季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来； 3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； 4.每天晚上把第二天要做的事情列出来。 三、做好“时间日志” 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地，记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，平上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。 四、制订有效的计划。 绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3-4小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么实际上你正计划着失败。 五、遵循20:80定律 用你80%的时间来做20%最重要的事情。生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。成功者往往花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情，而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一位。因此，必须学会如何把重要的事情变得紧急。 六、安排“不被干扰”时间 假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率还要好。 七、确立个人的价值观 假如价值观不明确，就很难知道什么对你是最重要的，当你的价值观不明确时，就无法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但永远有时间做对你来说最重要的事。 八、严格规定完成期限 巴金森（C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法则》中写下这段话“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 九、学会充分授权 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，找适当的人来授权。 十、同-类的事情最好一次做完 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。 当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。 编辑本段方法应用 一、时间管理的主要方法 1.帕累托原则在时间管理中的运用 在有限的时间和资源下实现目标最大化，是高效管理者工作的重要原则。时间是实现目标的重要因素之一，为了对高效管理者的时间进行更好地管理，我们引入帕累托原则。帕累托原则又称做重要的少数、微不足道的多数，或80对20定律、犹太法则等，是19世纪末和20世纪初由意大利经济学家及社会学家帕累托提出的，最初是用于经济领域中的决策。这一原则是说在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分，因此对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源，更注重对它的管理。在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，各花上一段时间集中精力把它们完成。 只有这样，那些看起来可能是无法一一完成的工作才能通过我们所完成的那几件重要工作而得到解决，获得最大的收益。 2.“坐标法”在时间管理中的运用 一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难，因此管理者应把时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情之上。 如果以“轻—重”为横坐标，“缓—急”为纵坐标， 我们可以建立一个时间管理坐标体系（见图）把各项事务放入这个坐标体系！ 大致可以分为四个类别：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。时间管理坐标体系
[3]我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办法。在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”，转而去做那些“紧急不重要”的事情了。 这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。对于高效来说，“重要不紧急”的事就是教学。确定了教学任务，就明确了围绕教学所需的人、财、物以及包括学术活动在内的各种活动，高效各个管理层的时间管理都应围绕这一任务展开。 二、高效管理者的时间管理 高效管理者每天都要面对各种各样的事务，千头万绪，涉及到方方面面。如何在繁多的事务中抓住重点，以点带面，从而促进相关工作的开展和完成，时间管理有着重要的作用。科学、规范、有序的时间管理不仅对高效管理者本人极为重要，对提高整个高效的工作效率、降低办学成本也极为重要。但因为主观客观上的原因，我们都习惯了不将时间列入办学成本进行计算。 （一）高效管理者时间管理的必要性 高效管理者为什么要对时间进行管理，这虽是个见仁见智的问题，但由于很多高效管理者未对时间进行科学有效的管理，往往造成疲于奔命却大事抓不了、小事抓不到，浪费时间的现象广泛存在，造成高效管理者时间浪费的原因是多方面的，从主观上说，一方面可能是因为管理者想做的事情太多，但确因没有科学区分事情的轻重缓急，甚至缺乏明确的目标，导致各项工作缺乏优先顺序，最后可能有头无尾；另一方面也可能是因为不擅于授权导致自己不得不花费大量的时间于具体事务，或因仓促决策导致了整个学校的时间以及其他资源的浪费。从客观上说，高效管理者浪费时间的原因来自于上级领导、工作系统以及生活工作条件等方面。不管是何种原因，高效管理者的时间一旦出现浪费，对整个部门甚至整个高效的伤害极大，严重的可能会导致部门、单位乃至整个高效低效率重复劳动，最终成效不彰。为了避免浪费时间的现象重复出现，必须对高效管理者的时间进行管理。高效管理者永远没有时间做每件事，但应通过对时间进行管理，保证他们永远有时间做最重要的事。 （二）高效管理者时间管理的内容 高效管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理，而是对管理者自身进行管理，通过提高管理者的时间使用效率，减少浪费，从而达到提高工作效率的目标。对管理者自身进行管理主要包括四个方面的内容。 1.掌握工作的关键 高效不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管理活动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握关键工作，掌握关键人物，掌握关键活动。高效发展目标能否实现的重点不在于每个环节、每个步骤，而在于制约性因素。制约性因素往往体现在关键工作，关键人物和关键活动上，抓住了这三个关键，高效管理者也就解决了制约性因素。所谓“大智有所不虑，大巧有所不为”之所以成为大智大巧者，在于能够扬其长而避其短。高效管理者无论职位、社会地位、学术水平高低，都是普通劳动者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了关键也就抓住了时间管理的要诀。具体地说，出现重要而且紧急的事情时，高效管理者应首先进行处理，但要避免成为工作常规，应保证高效管理者的大部分时间花在重要而不紧急的事情上。高效管理者专注于处理重要的事情说明抓住了影响整个部门乃至整个高效的工作全局，主要精力放在不紧急的事情上则意味着未雨绸缪，防患于未然。 2.简化工作程序 工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程中会越加细致，执行效果越好。同时，简化程序有利于解决高效中出现的“文山会海”现象，不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率，降低管理成本。就开会而言，会前必须明确会议的目的，是分享信息、辩论还是决策，决策性的会议材料应该在会前几天分发参会者，让参会者能尽早熟悉会议内容并有足够的考虑时间，以提高决策的质量和速度，避免会议流于形式，避免将会议时间浪费在泛泛而谈上却做不出任何科学决策。 3.合理安排工作时间 应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划，列出每一时间单位内应该完成的工作，排出优先次序，突出重点并确认完成时间，并适当安排“不被干扰”的时间。高效管理者常常需要整块的时间去思考一些重要决策或完成重要的任务，在进行这些任务的过程中，不能被外界打断，否则重新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。高效管理者集中时间不受干扰地处理一些重大事项而把其他事情都推到一边，可能会给本部门甚至整个学校带来一些意想不到的麻烦，但如果能有足够必要的时间，不受任何人任何事干扰地思考或者从事对整个部门甚至整个高效至关重要的工作，那么这些可能的麻烦将是微不足道的。 4.合理授权 任何一位高效管理者都不可能独自完成本部门乃至整个高效的所有工作，也不可能独自对所有的事情做出科学决策，因此将一些事情指派或授权给别人，让其他人对工作进行分担，是提高时间使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授权的事项，并授权于适当的人来决策和执行，会提高整个学校的办学效率。高效管理者的授权必须充分，同时必须重视监督和检验，保证被授权者的行为符合学校的整体利益。在授权过程中，管理者应避免出现把别人当成自己提高效率多做事的资源或者障碍、干扰者的倾向，否则可能会出现控制他人的欲望，倾向于让被授权人按照要求做事，或者让“他们”不要妨碍“我们”做事。从而使授权行为适得其反。在授权中必须要克服“办事拖延”的鄙习，推行“限时办事制”。办事拖延是浪费时间的重要原因之一，实际工作中，工作任务的完成时间往往都会超出预期。因此，严格规定每一件事情的完成期限，并要求被授权者在限定时间内报告处理结果，授权效果会更为有效。 编辑本段心理测试 时间管理英文名：Time Management 请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？ 天下真有这样的好事吗？ 是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400元进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？ 让我们来做一个关于时间管理的测试。 下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。 结论：0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18~22分：你的时间管理状况良好。 23~27分：你是值得学习的时间管理典范。 知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。 浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。 1、做事目标不明确。 2、作风拖拉。 3、缺乏优先顺序，抓不住重点。 4、过于注重细节。 5、做事有头无尾。 6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。 7、事必躬亲，不懂得授权。 8、不会拒绝别人的请求。 9、消极思考。 一项国际调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。 看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。 接下来，我们来看一组数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有一定参考价值的。 人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。 一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花10个半小时。 善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。 时间管理当中最有用的词是“不”。 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。 如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成7~8件…… 数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。
