五个步骤学会电脑资料整理,实现忙而不乱

12-27 生活常识 投稿:我找回了孤
五个步骤学会电脑资料整理,实现忙而不乱

随着工作时间的增加,电脑上的文件资料也会越来越多,这些你是如何管理的?

大部分都是通过新建不同的文件夹,把文件资料放到对应的文件夹下,查找时点开对应的文件夹来查找。但经常是印象中是在这个文件夹里,点进去找了半天,却并没有找到。这样一个方法效率并不是很高。

还有另外一种方法,就是通过搜索来查找。但是因为电脑里搜索文件资料,大部分只能根据文件的名字来搜索,文件里面的内容是搜索不到的。命名不规范不合理,搜索的结果也并不太满意。

所以,对电脑中的文件资料进行整理,关键还是需要把命名规范好。规范好后,分类也就明确了,也知道到底该放到哪个文件夹底下,不会混乱;在搜索时,也能快速找到结果。

一个规范全面的文件名,应该是由五个部分来组成的:

类别+内容+关键字+时间+编号

比如你现在是一名软件开发工程师,正在开发一款手机app,产品经理给你发送了一个关于首页的需求文档,文档命名不规范,只写了“需求文档”。

这样一个文档,现在看还能知道是关于什么的,再过一段时间,光看标题,真不知道它是什么内容。为了方便后续查找,所以需要规范命名。可以按以下步骤来进行。

第一步:区分类别

工作中的文档,首先要按项目分类,这个是手机APP的项目,类别第一级就写“手机APP-需求文档”。接下来是按项目的不同阶段来划分,一般的项目会分为策划,执行,结果这三大块,软件项目也一样,可以分为需求,开发,测试三大块。这个文档是关于需求的,那加上二级类别,命名就成了“手机APP-需求-需求文档”。

这个项目有点特殊,因为手机app里面又分为了IOS系统和安卓系统,不同的系统会有不现的要求,这在需要文档上要明确,所以类别上要再加一级,“手机APP-IOS-需求-需求文档”。

如遇到项目还可细化的,可以继续划分分类,但需注意的是,一般三级分类就够了,分类太多更混乱,放的文件夹也太深,不好查找。

第二步:明确内容

内容就是要用最少的语言来概念文档的主要内容是什么。

如果原来文件的名字就能概括内容,可以直接用原来的名字。但一般情况下,文件的名字会很长,所以还是建议修改一下,尽量用少的词组来概括内容。

这个需求文档的主要内容只是说了手机app的首页上他有哪些需求,要展示哪几个模块,各个模块的展示效果如何等,并不是整个app的需求。所以,这个文档的内容就可以概括为“首页需求”,加上上一步的类别,文件命名改为了“手机APP-IOS-需求-首页需求”。

第三步:提取关键字

刚才是用简短的文字概括了文档内容,有时候不同的文档它的内容会差不多,这个时候需要用关键字来进行区分了。

当前这个文档中主要说的是各个模块的展示效果,那个各个模块之前的逻辑关系并没有说明,这个会在另外一个文档中说明。同样都是说首页的需求,但侧重点不一样,关键字也就不一样了。加上关键字,文档的命名成了“手机APP-IOS-需求-首页需求-模块展示”。

还有一些情况是内容里没有说明,但可以提取概括出来的。比如本篇文章,内容上主要说的是如何整理电脑文档,但最终要达到的是管理知识,提高工作效率。关键字就可以是“知识管理”或“效率”。这样在查找一些知识管理,效率的文章时,也能查找到本文章。

第四步:修改时间

有时查找一些文档,记得大概的时间,比如昨天修改的文档,按时间排序也能很快找到,所以,名字上有个时间也是很方便的。

电脑上大多默认的时间是最后修改时间,但下载的文档,还有别人发你的文档,是按照新建的时间来的。所以,这一类的文章最好是在下载或接收到后都在名字上加个时间,或者是打开后进行一些少量修改,更改电脑默认的时间,名字上可以不加。

给需求文档加上接收时间后,命名成了“手机APP-IOS-需求-首页需求-模块展示-20180413”。

第五步:加编号

先来看一下工作中的文档公司有没有一些特殊的编号,如果公司对文档资料有详细的规格要求,每个文档都会有一些特殊的编号,先把这些编号加上。如果没有编号要求,那就加上版本号。

工作中的文档,建议是最好保留原版,每修改一次都在上次的基础上复制后再修改,不要在原有的基础上进行修改。因为经常会出现修改完后又后悔,想恢复原又找不着原版的情况。修改一次就需要加一个版本,简单的就是从“V1.0”开始累加。

同样,工作中的需求文档肯定不是一个版本就能完成的,还会根据情况进行修改的,不断的修改,文档也会不断的增多,加上个版本号,可以区分不同文档。

把这些都加上,需求文档的命名成了“手机APP-IOS-需求-首页需求V1.0-模块展示-20180413”。

经过这五个步骤,一个完整的文件命名才算完成,想把它归类,可以直接按所属类别来新建文件夹,搜索也是比较容易找着。你对此有可看法,欢迎留言。


标签: # 文档 # 需求
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