五个步骤学会电脑资料整理，实现忙而不乱

随着工作时间的增加，电脑上的文件资料也会越来越多，这些你是如何管理的？

大部分都是通过新建不同的文件夹，把文件资料放到对应的文件夹下，查找时点开对应的文件夹来查找。但经常是印象中是在这个文件夹里，点进去找了半天，却并没有找到。这样一个方法效率并不是很高。

还有另外一种方法，就是通过搜索来查找。但是因为电脑里搜索文件资料，大部分只能根据文件的名字来搜索，文件里面的内容是搜索不到的。命名不规范不合理，搜索的结果也并不太满意。

所以，对电脑中的文件资料进行整理，关键还是需要把命名规范好。规范好后，分类也就明确了，也知道到底该放到哪个文件夹底下，不会混乱；在搜索时，也能快速找到结果。

一个规范全面的文件名，应该是由五个部分来组成的：

类别+内容+关键字+时间+编号

比如你现在是一名软件开发工程师，正在开发一款手机app，产品经理给你发送了一个关于首页的需求文档，文档命名不规范，只写了“需求文档”。

这样一个文档，现在看还能知道是关于什么的，再过一段时间，光看标题，真不知道它是什么内容。为了方便后续查找，所以需要规范命名。可以按以下步骤来进行。

工作中的文档，首先要按项目分类，这个是手机APP的项目，类别第一级就写“手机APP-需求文档”。接下来是按项目的不同阶段来划分，一般的项目会分为策划，执行，结果这三大块，软件项目也一样，可以分为需求，开发，测试三大块。这个文档是关于需求的，那加上二级类别，命名就成了“手机APP-需求-需求文档”。

这个项目有点特殊，因为手机app里面又分为了IOS系统和安卓系统，不同的系统会有不现的要求，这在需要文档上要明确，所以类别上要再加一级，“手机APP-IOS-需求-需求文档”。

如遇到项目还可细化的，可以继续划分分类，但需注意的是，一般三级分类就够了，分类太多更混乱，放的文件夹也太深，不好查找。

内容就是要用最少的语言来概念文档的主要内容是什么。

如果原来文件的名字就能概括内容，可以直接用原来的名字。但一般情况下，文件的名字会很长，所以还是建议修改一下，尽量用少的词组来概括内容。

这个需求文档的主要内容只是说了手机app的首页上他有哪些需求，要展示哪几个模块，各个模块的展示效果如何等，并不是整个app的需求。所以，这个文档的内容就可以概括为“首页需求”，加上上一步的类别，文件命名改为了“手机APP-IOS-需求-首页需求”。

刚才是用简短的文字概括了文档内容，有时候不同的文档它的内容会差不多，这个时候需要用关键字来进行区分了。

当前这个文档中主要说的是各个模块的展示效果，那个各个模块之前的逻辑关系并没有说明，这个会在另外一个文档中说明。同样都是说首页的需求，但侧重点不一样，关键字也就不一样了。加上关键字，文档的命名成了“手机APP-IOS-需求-首页需求-模块展示”。

还有一些情况是内容里没有说明，但可以提取概括出来的。比如本篇文章，内容上主要说的是如何整理电脑文档，但最终要达到的是管理知识，提高工作效率。关键字就可以是“知识管理”或“效率”。这样在查找一些知识管理，效率的文章时，也能查找到本文章。

有时查找一些文档，记得大概的时间，比如昨天修改的文档，按时间排序也能很快找到，所以，名字上有个时间也是很方便的。

电脑上大多默认的时间是最后修改时间，但下载的文档，还有别人发你的文档，是按照新建的时间来的。所以，这一类的文章最好是在下载或接收到后都在名字上加个时间，或者是打开后进行一些少量修改，更改电脑默认的时间，名字上可以不加。

给需求文档加上接收时间后，命名成了“手机APP-IOS-需求-首页需求-模块展示-20180413”。

先来看一下工作中的文档公司有没有一些特殊的编号，如果公司对文档资料有详细的规格要求，每个文档都会有一些特殊的编号，先把这些编号加上。如果没有编号要求，那就加上版本号。

工作中的文档，建议是最好保留原版，每修改一次都在上次的基础上复制后再修改，不要在原有的基础上进行修改。因为经常会出现修改完后又后悔，想恢复原又找不着原版的情况。修改一次就需要加一个版本，简单的就是从“V1.0”开始累加。

同样，工作中的需求文档肯定不是一个版本就能完成的，还会根据情况进行修改的，不断的修改，文档也会不断的增多，加上个版本号，可以区分不同文档。

把这些都加上，需求文档的命名成了“手机APP-IOS-需求-首页需求V1.0-模块展示-20180413”。

经过这五个步骤，一个完整的文件命名才算完成，想把它归类，可以直接按所属类别来新建文件夹，搜索也是比较容易找着。你对此有可看法，欢迎留言。