文控专员的工作职责

ISO指管理者代表，企业请求咨询是为了按照GB/T19000一IS09000系列标准建立本厂适用的质量体系，编制质量手册，掌握内部质量审核的方法，从而确保产品质量持续稳定地满足规定的要求，并获得认证资格。

1简介

2工作职责

3文控中心的主要职责：

4文件材料的管理工作

5文件资料的归档、立卷与管理：

6文件资料的保管：

1简介

咨询的效果是否能达到预期的目的，取决于咨询人员本人的能力。无论是国内或是国外，都有合格的咨询人员，也有不合格的。识别的方法是企业聘请具有国家注册审核员资格的咨询人员进行咨询，这样的专家经过国家考试和考核，证明其具有较长时期从事质量管理的经历，能正确理解并熟练掌握GB/T19000-1S09000系列标准，具有比较丰富的质量体系审核的经验

2工作职责

主要负责文件与资料的签收发放和登记工作；过期无效文件的作废销毁工作，受控文件的电脑化管理；定期对文件进行有效性检查；文档的日常管理和保管工作。

也就是文件、办公室日常事务管理

1文件的制定、修改与废止权责

2文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。

注意的是办公软件的熟练操作，打字速度快（视工作岗位、业务范围不同而要求不同），电脑的维护和保养。

文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

3文控中心的主要职责：

1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3．负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

7．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

4文件材料的管理工作

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1大类分为：质量文件：A；技术文件：B；制度/规定：C；参考资料：D；档案：E；合同：F。

2.2部门拼音缩写：

采购部：CG；生产技术部：SJ；仓储部：CC；品管部：PG；研发部：YF；LED事业部：NE；产品部：CP；项目部：XM；客户服务部：KF；灯杆分厂：DG；表面分厂：BM；庭园灯分厂：TY；装配分厂：ZP；销售部：XS；营销办：YX；设备维修部：SB；财务：CW；综合办：ZH；华体安装公司：AZ；昆明办事处：KM；重庆办事处：CQ；陕西办事处：SX；广西办事处：GX；贵阳办事处：GY；

2.3保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP

2.5编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001。

3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在25px至50px之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门文件管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。

9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

6文件资料的保管