Google人的黄金法则，让你工作效率提升100倍！
每天，当你坐在办公桌前，大量信息蜂拥而来，迅速占据了你大脑中记忆储蓄的有限空间。这时你往往不知如何过滤无用信息，被信息潮不断驱赶着奔向焦头烂额、无从下手的杂乱工作中……整理信息已成为现代人急需掌握的必备技能。
书名：《Google工作整理术》
作者：(美)道格拉斯·梅里尔,(美)詹姆斯·马丁
这是一本不会过时的信息故事书，作者自身的故事就充满了逆袭。作者道格拉斯·梅里尔从小患有诵读困难症，字母、数字都会看得颠三倒四，却成为普林斯顿大学认知心理学博士，并出任Google首席信息官。因为自身生理缺陷而从小就研究的整理术，竟然成为风靡Google的整理原则，帮助其打造了庞大的“信息工厂”，成为全球互联网领域的标杆企业。
我们一起来学习属于谷歌的整理术。
为了实现大脑压力最小化，信息需要组织得有条不紊
注意力是一种生存机制。如果没有它，我们早就在知觉和信息的洪流猛浪中溺水而死了。而信息一旦进入了短期记忆，我们就能判定它对我们是否有意义，我们是否需要加以处理。短期记忆的目的是让材料保存的时间持续几秒钟或几分钟。通常情况下，短期记忆接收的信息都会被丢弃。我们的短期记忆一次能够记住的事情最多只有5~9件。如果你想在短期记忆里存放10件事，有些就会被挤走。因为大脑的工作原理，信息的组织十分重要。
让信息尽可能快地离开大脑
如果你不这样，短期记忆就会超载，你就会忘记想要记住的内容。多重任务是我们当今时代都在做的事情。问题是，我们的大脑无法同时应付多重任务。当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力。这个进程很脆弱，很难从头重来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。
多重任务经常让我们手忙脚乱，原因就在于此。例如：你可以在走路的同时嚼口香糖...机械性的任务，不需要耗费多少脑力。不过，在很多情况下，多重任务，尤其是在你力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候，会使得信息难以编码进入长期记忆。
多重任务通常会让你降低效率
以前Google 的员工在开会时总会带上笔记本电脑，看起来十分注重效率，边办公边开会，实际情况确是降低工作效率。这一点明确之后，Google公司召开的一些会议明确规定“禁带电脑”。
如果需要将短期记忆转变成长期记忆，请利用故事去记忆
有序组织的过程中，大脑是我们面临的最大挑战之一。在记忆相关性差、零散信息、执行多重任务以及做出决定方面，大脑都不称职。而对于那些有一定关联性的故事，大脑则比较容易记住，所以“故事”这个词是关键。我们更容易记住的不是事实本身，而是作为故事要素的事实。为记住某事，你得把它从短期记忆转入长期记忆。这个过程称为“编码”。对某事编码的最佳方式是将其与故事挂钩。记故事要比记事实容易得多。
知识不是力量，共享知识才是力量。
认为自己在公司或部门里掌握着独有的知识，因而具有特定的力量，这是一种谬论。当你跟别人分享而不是秘藏知识的时候，你必将取得更大的成功，而承受的压力会更小。试想“三个臭皮匠赛过诸葛亮”成立一个团队，搞清楚什么是你擅长的，坦承什么是你不熟悉的。把你不擅长的工作委派给别人，并且要信任他们，放手让他们去做。经常尝试和那些比自己聪明，其背景、眼界与技能跟自己迥然不同的人共事，这样会更好。分享自己的所知，鼓励别人也这么做，你就会从他们那里学有所获，他们也可以从你这里学到东西，然后你们都会胜任更好的工作。
在实现目标的方式上要灵活变通。
计划越宏大，你可能要做出的决定就越大，决定的事项也越多。人除了很不擅长评估自身固有局限之外，我们在决策方面也很糟糕。将大的目标拆解成小的，可执行的目标，像昨天的“番茄工作法”一样，每25分钟完成一个，积累多个“番茄钟”后，我们离“宏大”的目标也就越来越近了。
工作整理术：
将信息按应用场景加标签：
在电子版的信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。再比如编写的代码，及时加注解是很有必要的。因为代码写注解有助于自己快速回忆。
将信息整理到一处：
我们生活中对于将来可能会使用到的信息，要尽量将它们汇集一处，便于日后使用。
把类似的任务放在一起，结构化自己的工作
大脑在切换不同类型的任务会产生压力，也需要时间才能进入相应任务的工作状态。重要的是我们把繁杂的信息用分类的形式划分成不同的使用场景，从而各个击破，结构化自己的工作。
每个场景对应着大脑处理的方式是不一样的。这里作者给出的方法是：
➤ 对于永远用不到的知识和信息：及时删除
➤ 对于经常使用的信息：汇集一处，便于搜索
要实现便捷查找这个目的，关键点是把信息汇集一处,把你接收到的信息，全部保存到一个地方。可以使用邮箱、网盘、各类整理工具。另一个关键是便于搜索，可以使用分类标签、在文件名上加上关键词的方法，方便自己搜索关键信息。
➤ 对于需要大脑记住的信息：编成故事
人体的大脑不擅长记忆孤立的信息，更易于记忆有连续性的信息。当我们把信息编成故事以后，就有了时间、人物、冲突、颜色、材料、甚至它们之间的关系这些元素，而这些元素就变成了使大脑能够记住这些孤立信息的提示器。
➤ 有效组织，善用工具（纸、笔、“印象笔记”、“有道云笔记”、云盘）
短期记忆一次只能存储5~9件事。当转换思维的时候，大脑就不得不尽力把短期记忆中的现有内容挤出。纸和笔在这个时候就可以发挥巨大的作用，将大脑想到的内容写下来，更便于回忆起场景。如果没有纸和笔怎么办？手机装个印象笔记（或有道云笔记）也可以记录。同时，云盘的出现也让我们更方便地将信息进行统一存储。
在场景化有效组织信息的过程中,具体方法如下：
➤ 区分使用纸笔系统和电子系统
在过去，我们整理系统主要是使用纸质的资料，用笔来记录分类。而现在电子系统在处理批量信息、保存、分享和搜索方面更有优势。
我们日常工作中，适合使用电子文档保存的信息的情况：
◢ 内容多且储存量大的文档
◢ 需要长期保存的文档
◢ 要和很多人分享的信息
其实纸笔系统和电子系统各自擅长的地方不一样，解决的问题也不一样。在日新月异的今天，纸笔系统仍然占有很重要的地位。纸笔系统和电子系统有不同的作用和价值，发挥着不同的功能。
纸笔系统和电子系统使用的场景和系统不一样。纸笔系统更能启发大脑思考。它像一个电脑当中的CPU，能够加速我们思考和问题的整理。电子文档更像电脑系统当中的硬盘，便于储存和搜索、保存和分享信息。
➤ 碎片化时间，经常被打断、记不住怎么办
作者进而给出了还需结合善用工具的以下解决思路。
这就好比问答题和选择题，在试卷中我们更容易做选择题，而不是问答题。在生活中，如果我们被打断的时候没有记录，回头再做工作时你就好比在回答一个问答题；而如果你记录下了刚才的想法，或者接下来要工作的事情，就为自己留下来很多线索，你做的就是一个选择题。这样，当你重新启动工作时会发现效率差别非常大。所以，掌握大脑的运营规律，对于我们处理信息会有效很多。
➤ 安排思考的时间，只想不做
你每天能做的最重要的事情大概就是留点时间给自己，哪怕只是10~15分钟的时间。要在你的工作日程安排中空出这块时间（公司里的其他人能看到你的日程表的时候，尤其应该如此），这样就没有人抱怨什么了。利用这段时间理清思路，平复感觉，安排任务，也可以跳出当前工作，思考一些更为长远的东西。对照既定目标，想想现在处于什么地步，今后打算推进到哪一步，前面还有什么障碍。考虑一下谁能帮你实现自己的目标，你该怎样跟他们合作。而且还要一如既往地做笔记，加注解。这些东西以后都会用到。当你定期给自己留出并且保证落实“只想不做”的时间的时候，对于最终出现的背景切换，从此时此地的场景转换到未来的场景，你会有更好的准备。 同时休息很重要，在你和你的大脑都能休息好的时候，转换思维要容易得多。
➤ 结构化工作时间
尽可能合并同类项，把相似的任务集中到一个时间处理。把时间分配好，不仅便于其他的同事配合与你相关的工作，提高工作效率。而且也会提高大脑在处理相似的问题时的效率。
总结
在我们的生活中会接触到像图书、杂志、会议、纪要、微信、短信等等不同的信息。我们需要对它们进行分类过滤。运用工作原理：把不同的使用场景区分出来，对于那些以后用不到的信息可以及时删除掉，对于经常要使用但又不需要记忆的东西尽可能汇集一处，增加标签，以便能在各种场景下搜索。
对于需要我们大脑记住的信息，用工作整理术：用彩虹荧光笔的方法，把不同的使用场景区分出来，然后对不同使用场景我们要各个击破。我们就要想办法，把它放到一个具体的场景中，编成一个故事。这样我们在应用的时候，就可以靠故事线索来回忆我们的问题。而在让整个信息处理的系统更有效地运作的过程中，我们还要判断当前处理的信息是更适合纸笔系统还是电子系统。
当我们工作非常繁忙，经常需要切换工作内容时。如果你想实现效率提升事半功倍，用《Google 工作整理术》论掌控你的生活。把工作结构化，把相似的工作安排到一块儿，腾出时间做信息处理的工作。在工作被打断时，先记录下当时工作的场景或想法，以便之后我们能够更快速地回到工作状态。最后就是我们要磨刀不误砍柴工，留出一些时间静心思考，从宏观的角度去考虑我们处在什么样的位置，判断哪些事情可以提前规避，哪些问题需要提前协调。
